Gizlilik Politikası

Bu Gizlilik Politikası ("Politika"), ENDROP BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ("Kargofly", "biz", "Şirket") tarafından işletilen kargofly.com web sitesi, kullanıcı paneli, Shopify uygulaması ve ilgili hizmetler kapsamında kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Kargofly; e-ticaret satıcılarına yönelik sipariş yönetimi, gönderi oluşturma, etiket ve barkod üretimi, gönderi takibi, kullanıcı paneli, entegrasyon, raporlama ve destek hizmetleri sunan bir yazılım platformudur.

Depolama ve fulfillment, Platform üzerinden ayrıca başvuru ve onaya tabi, isteğe bağlı bir ek hizmettir.

Hizmetlerimiz Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde sunulmakta olup, belirli bir yabancı ülkeye veya yabancı ülke pazarına yönelik olarak sunulmamaktadır.

Not: Bu Politika genel bir bilgilendirme metnidir. Veri kategorileri, hukuki sebepler, saklama süreleri ve başvuru usulüne ilişkin ayrıntılı düzenlemeler KVKK Aydınlatma Metni sayfamızda yer alır. İki metin arasında farklılık olması halinde KVKK Aydınlatma Metni esas alınır.

1. Veri Sorumlusu

2. Kapsam

Bu Politika aşağıdaki alanlar için geçerlidir:

• Kargofly web sitesi (kargofly.com)
• Kargofly kullanıcı paneli ve ilişkili sistemler
• Depo hesabı başvuru süreci
• Shopify uygulaması ve entegrasyon süreçleri
• Destek, başvuru ve iletişim kanalları (destek bileti, e-posta, telefon, WhatsApp)

Politika; üyeler ve kullanıcılar, depo hesabı başvurusunda bulunanlar, üyeliği onaylanmayan başvuru sahipleri, gönderilerin teslim edildiği alıcılar, site ziyaretçileri ile iş ortağı ve tedarikçi yetkilileri bakımından uygulanır.

3. İşlediğimiz Veri Kategorileri

3.1 Hesap ve İletişim Verileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, şirket unvanı, vergi kimlik numarası, e-posta adresi, telefon numarası, fatura adresi, iletişim adresi, mağaza ve şirket bilgileri, kullanıcı hesabı kayıtları.

3.2 Kimlik Doğrulama ve Müşteri Tanıma (KYC) Verileri

Üyelik başvurusunun doğruluğunu teyit etmek ve sahtecilik riskini önlemek amacıyla aşağıdaki belgeler talep edilir ve saklanır:

• Vergi levhası ve mükellefiyet durumunu gösterir belge
• Yurt dışında kurulu şirketler için kuruluş ve vergi belgeleri (IRS EIN atama yazısı, Certificate of Formation, Certificate of Incorporation vb.)
• Ticaret sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi, imza sirküleri
• Bu belgelerin içerdiği vergi, adres ve varsa kimlik bilgileri
• Gerçek faydalanıcı beyanı: şirketin %25 ve üzeri payına sahip veya şirketi fiilen kontrol eden gerçek kişilerin ad-soyadı ve ikamet ülkesi
• Vergi yükümlülüklerine ilişkin kullanıcı beyanı

3.3 Entegrasyon ve Shopify Üzerinden Gelen Veriler

• Mağaza bilgileri: mağaza domaini, entegrasyon kimlikleri, teknik bağlantı verileri
• Sipariş verileri: sipariş numarası, tarihi, içeriği ve durumu
• Ürün bilgileri: ürün adı, varyant, adet ve fulfillment için gerekli sipariş kalemi bilgileri
• Alıcı ve teslimat verileri: ad-soyad, teslimat adresi, il, ilçe, posta kodu, teslimat notları
• İletişim verileri: alıcı telefon numarası ve/veya e-posta adresi

3.4 Gönderi ve Lojistik Verileri

Kargo firması seçimi, etiket, barkod ve takip kodu; gönderi durumları, teslim bilgileri, iade ve sorun kayıtları; tazmin, inceleme veya operasyon uyuşmazlığına ilişkin kayıtlar.

3.5 Finansal ve Faturalama Verileri

Depolama, paketleme ve operasyon hizmet bedellerine ilişkin kayıtlar; Platform Kredisi ve bakiye hareketleri, mutabakat ve tahsilat kayıtları; IBAN bilgisi, IBAN doğrulama görselleri ve dekontlar; havale/EFT kayıtları; fatura ve muhasebe kayıtları.

Kargofly kredi kartı bilgisi toplamaz ve saklamaz. İleride online ödeme altyapısı devreye alınması halinde ödemeler lisanslı ödeme kuruluşları üzerinden yürütülecek, kart bilgileri sistemlerimize kaydedilmeyecektir.

3.6 Teknik ve Güvenlik Verileri

IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, oturum verileri, uygulama logları, hata kayıtları, erişim ve güvenlik kayıtları, yetki ve erişim kayıtları.

3.7 Kamera ve Depo Güvenliği Kayıtları

Depo, mal kabul, paketleme ve sevk hazırlık alanlarında; operasyon güvenliği, ürün takibi, uyuşmazlık çözümü ve kayıp/hasar iddialarının incelenmesi amacıyla alınan görüntü kayıtları. Kayıt yalnızca operasyon alanlarında yapılır; dinlenme alanı, tuvalet ve benzeri özel alanlarda kamera bulunmaz. Kayıt alanlarının girişinde bilgilendirme levhası yer alır. Üçüncü taraf depo işletmecilerinin kamera sistemleri kendi sorumluluklarındadır.

Ayrıntılar için KVKK Aydınlatma Metni Madde 10'a bakınız.

3.8 Destek ve İletişim Verileri

Destek talepleri ve bilet içerikleri, e-posta yazışmaları, WhatsApp üzerinden yürütülen destek görüşmeleri, telefon görüşmelerine ilişkin kayıtlar, başvuru içerikleri.

4. Verileri İşleme Amaçlarımız

• Hizmetin sunulması ve kullanıcı hesabının yönetilmesi
• Kimlik ve şirket bilgilerinin doğrulanması (KYC), sahtecilik ve kimlik yanıltmasının önlenmesi
• Gerçek faydalanıcının tespiti ve suç gelirlerinin aklanmasının önlenmesi
• Depo hesabı başvurularının değerlendirilmesi
• Siparişlerin sisteme alınması, hazırlanması ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
• Gönderi oluşturma, takip, teslim, iade ve sorun süreçlerinin yönetilmesi
• Shopify ve diğer entegrasyonların çalıştırılması ve senkronizasyonun sağlanması
• Telefon numarası doğrulaması ve gönderi bilgilendirme SMS'lerinin gönderilmesi
• Destek, başvuru ve müşteri iletişimi süreçlerinin yürütülmesi
• Güvenliğin sağlanması, kötüye kullanımın ve suistimalin önlenmesi
• Depo ve operasyon alanlarının fiziksel güvenliğinin sağlanması, ürün hareketlerinin takibi
• Faturalama, muhasebe, mutabakat ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Uyuşmazlıkların çözümü, ispat ve kayıt bütünlüğünün korunması

5. Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz; sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK m.5/2-c), hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (m.5/2-ç), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e) ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri (m.5/2-f) kapsamında işlenir.

Zorunlu olmayan çerezler ile pazarlama ve analitik araçları bakımından açık rızanız (m.5/1) ayrıca alınır. Bu rızayı vermemeniz veya sonradan geri çekmeniz, hizmetlerimizden yararlanmanızı etkilemez.

Veri kategorisi bazında hukuki sebep dökümü için KVKK Aydınlatma Metni Madde 5'e bakabilirsiniz.

6. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

Sitemizde üç kategori çerez kullanılır: zorunlu, analitik ve pazarlama çerezleri.

Zorunlu çerezler sitenin çalışması için gereklidir ve kapatılamaz. Analitik ve pazarlama çerezleri varsayılan olarak kapalıdır ve yalnızca açık rızanız ile çalıştırılır. Tercihinizi belirtene kadar zorunlu olmayan hiçbir çerez veya izleme kodu yüklenmez.

Tercihinizi sayfanın altındaki "Çerez Tercihleri" bağlantısından dilediğiniz zaman değiştirebilir, verdiğiniz izni geri çekebilirsiniz.

Ayrıntılar için: Çerez Politikası

7. Paylaşım ve Aktarım

Kargofly kişisel verileri ticari amaçla satmaz. Hizmetin sunulabilmesi için sınırlı ve ölçülü şekilde aktarım yapılabilir:

• Kargo ve lojistik iş ortakları: gönderi oluşturma, taşıma, teslim ve iade süreçleri (alıcı adı, adresi ve telefon numarası dâhil)
• Shopify ve entegrasyon servisleri: mağaza bağlantısı ve veri senkronizasyonu
• Altyapı ve teknoloji sağlayıcıları: barındırma, veri tabanı, anahtar yönetimi, güvenlik ve teknik hizmetler
• İletişim hizmeti sağlayıcıları: SMS ve e-posta gönderim hizmetleri, mesajlaşma uygulamaları
• Analitik ve hata takibi araçları: açık rızanıza bağlı olarak
• Muhasebe ve finans: serbest muhasebeci mali müşavir ve muhasebe yazılımları
• Hukuk, denetim ve danışmanlık hizmeti sağlayıcıları
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yasal yükümlülük veya usulüne uygun talep halinde

8. Yurt Dışına Aktarım

Hizmet aldığımız bazı teknoloji, altyapı, iletişim veya entegrasyon servislerinin yurt dışı bağlantılı olması halinde kişisel veriler KVKK m.9 çerçevesinde yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarımlar Kanun'da öngörülen aktarım şartlarından birine dayanılarak gerçekleştirilir ve verinin güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirler alınır.

Pazarlama ve analitik araçları kapsamında gerçekleşebilecek yurt dışı aktarımları için açık rızanız ayrıca alınır.

9. Saklama Süreleri

Veriler, işleme amacı için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süreleri kadar muhafaza edilir. Özet olarak:

• Üyelik, hesap, KYC belgeleri, sipariş ve gönderi kayıtları: ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl
• Fatura, muhasebe ve ödeme kayıtları: 10 yıl
• Kamera kayıtları: 60 gün (uyuşmazlık hâlinde uyuşmazlık sonuçlanana kadar)
• Trafik ve erişim (log) kayıtları: 2 yıl
• Destek yazışmaları: 3 yıl
• Onaylanmayan üyelik başvuruları: 1 yıl

Kategori bazında tam liste ve yasal dayanaklar için KVKK Aydınlatma Metni Madde 8'e bakınız.

Hesabınızı kapatmanız halinde erişim ve oturum bilgileriniz derhal kullanım dışı bırakılır; ancak yasal saklama yükümlülüğüne veya bir hakkın korunmasına tabi kayıtlar belirtilen süreler boyunca saklanmaya devam eder.

Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya geri döndürülemez biçimde anonim hale getirilir.

10. Güvenlik Önlemleri

• Rol bazlı yetkilendirme ve erişim kontrolü
• Hassas verilerin (T.C. kimlik numarası, kimlik doğrulama belgeleri, finansal bilgiler) şifreli saklanması
• T.C. kimlik numarasının arayüzlerde maskeli gösterilmesi ve görüntüleme işlemlerinin loglanması
• Gizli anahtarların ayrı bir anahtar yönetim servisinde tutulması
• Oturum güvenliği ve hesap koruma önlemleri
• Loglama, izleme ve kayıt bütünlüğü kontrolleri
• Depo ve operasyon alanlarında fiziksel güvenlik önlemleri ve kamera sistemi
• Güvenli veri iletimi (HTTPS/TLS)
• Personel ve tedarikçilerle gizlilik taahhüdü / veri işleme sözleşmesi imzalanması

11. Alıcı ve Son Müşteri Verileri

Kullanıcılarımızın sisteme aktardığı alıcı, teslimat ve sipariş verileri; fulfillment, gönderi hazırlama, takip, teslimat ve destek süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir.

Bu veriler bakımından Kargofly, kullanıcısının talimatı doğrultusunda hareket eder. Kullanıcı, sisteme aktardığı alıcı ve son müşteri verileri bakımından ilgili kişilere karşı kendi aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve gerekli hukuki sebebe sahip olmakla yükümlüdür.

12. Yaş Sınırı

Platform, ticari faaliyet yürüten kişilere yönelik olarak sunulmaktadır. Hizmetlerden yararlanabilmek için 18 yaşını doldurmuş olmak gerekmektedir.

13. Haklarınız ve Başvuru

KVKK m.11 kapsamında ilgili kişi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Başvurularınızı şu yollarla iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: İstiklal Mah. Pınarbaşı Cad. Yıldırım Apt. No: 41/A Gürsu / BURSA
• KEP ile: kargofly@hs03.kep.tr
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile: destek@kargofly.com
• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden: destek@kargofly.com

Başvurularınız en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Ayrıntılı başvuru usulü için KVKK Aydınlatma Metni Madde 14'e bakınız.

14. Veri Silme

Silme talebiniz, yürürlükteki mevzuat ve saklama yükümlülükleri dikkate alınarak değerlendirilir. Yasal saklama yükümlülüğüne veya bir hakkın korunmasına tabi kayıtlar bakımından talep karşılanamayabilir; bu durumda hangi verilerin silindiği ve hangilerinin hangi gerekçeyle saklandığı tarafınıza yazılı olarak bildirilir.

Ayrıntılar için: Veri Silme Talebi

15. Değişiklikler

Bu Politika zaman zaman güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman kargofly.com/privacy adresinde yayımlanır ve "Son güncelleme" tarihi değiştirilir. Esaslı değişiklikler kullanıcılara e-posta veya panel bildirimi ile ayrıca duyurulur.

16. İlgili Metinler

• KVKK Aydınlatma Metni
• Çerez Politikası
• Veri Silme Talebi
• Kullanım Sözleşmesi