KVKK Aydınlatma Metni

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 uyarınca, ENDROP BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ("Kargofly" veya "Şirket") tarafından veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır.

Kargofly; e-ticaret satıcılarına yönelik sipariş yönetimi, gönderi oluşturma, etiket ve barkod üretimi, gönderi takibi, kullanıcı paneli, entegrasyon, raporlama ve destek hizmetleri sunan bir yazılım platformudur.

Depolama ve fulfillment, Platform üzerinden ayrıca başvuru ve onaya tabi, isteğe bağlı bir ek hizmettir ve Kargofly tarafından veya Platform üzerinden hizmet veren üçüncü taraf depo işletmecileri tarafından sunulabilir.

Hizmetlerimiz Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde sunulmakta olup, belirli bir yabancı ülkeye veya yabancı ülke pazarına yönelik olarak sunulmamaktadır.

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

2. Kapsam ve İlgili Kişi Kategorileri

Bu Aydınlatma Metni aşağıdaki kişi grupları bakımından uygulanır:

• Üyeler / Kullanıcılar: Platforma kayıt olan gerçek kişi tacirler (şahıs şirketi sahipleri), tüzel kişi temsilcileri ve yurt dışında kurulu şirketlerin (ABD LLC, İngiltere Limited vb.) yetkilileri
• Depo hesabı başvurusunda bulunan işletmeler ve yetkilileri
• Üyelik başvurusu yapan ancak onaylanmayan kişiler
• Alıcılar: Kullanıcılarımızın gönderilerinin teslim edildiği son müşteriler
• Ziyaretçiler: Web sitesini ziyaret eden kişiler
• İş ortağı ve tedarikçi çalışanları / yetkilileri

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

3.1 Kimlik ve İletişim Verileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, şirket unvanı, vergi kimlik numarası, e-posta adresi, telefon numarası, fatura adresi, iletişim adresi.

3.2 Kimlik Doğrulama ve Müşteri Tanıma (KYC) Verileri

• Vergi levhası ve mükellefiyet durumunu gösterir belge
• Yurt dışında kurulu şirketler için kuruluş ve vergi belgeleri (ör. IRS EIN atama yazısı, Certificate of Formation, Certificate of Incorporation)
• Ticaret sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi, imza sirküleri
• Bu belgelerin içerdiği vergi numarası, adres ve varsa T.C. kimlik numarası bilgileri
• Gerçek faydalanıcı beyanı: şirketin %25 ve üzeri payına sahip veya şirketi fiilen kontrol eden gerçek kişilerin ad-soyadı ve ikamet ülkesi bilgisi
• Vergi yükümlülüklerine ilişkin kullanıcı beyanı

Bu belgeler, üyelik başvurusunun doğruluğunun teyidi ve sahtecilik riskinin önlenmesi amacıyla talep edilmekte olup, doğrulama sonrasında da yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilmektedir.

3.3 Hesap ve İşlem Güvenliği Verileri

Üyelik bilgileri, kullanıcı adı, şifrelenmiş parola bilgisi, oturum kayıtları, yetki ve erişim kayıtları, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, log kayıtları, erişim zaman damgaları.

3.4 Sipariş ve Operasyon Verileri

Sipariş numarası, ürün ve stok bilgileri, sipariş notları, mal kabul kayıtları, paketleme ve fulfillment operasyon kayıtları.

3.5 Alıcı ve Teslimat Verileri

Alıcı adı-soyadı, teslimat adresi, telefon numarası, il/ilçe/posta kodu, teslimat ve iade bilgileri, gönderi etiketi üzerindeki bilgiler.

3.6 Gönderi ve Lojistik Verileri

Kargo firması bilgileri, barkod, etiket, takip kodu, taşıma ve teslim durum kayıtları, teslim edilememe ve iade kayıtları.

3.7 Finansal ve İşlem Verileri

Hizmet bedelleri, Platform Kredisi ve bakiye hareketleri, IBAN bilgisi, IBAN doğrulama görselleri ve dekontlar, havale/EFT kayıtları, tahsilat ve aktarım kayıtları, mutabakat ve faturalama kayıtları.

Şirketimiz kredi kartı bilgisi toplamamakta ve saklamamaktadır. İleride online ödeme altyapısı devreye alınması hâlinde ödeme işlemleri lisanslı ödeme kuruluşları üzerinden yürütülecek, kart bilgileri Şirketimiz sistemlerine kaydedilmeyecektir.

3.8 Destek ve İletişim Verileri

Destek talepleri ve bilet içerikleri, e-posta yazışmaları, WhatsApp üzerinden yürütülen destek görüşmeleri, başvuru kayıtları ve talep içerikleri.

3.9 Kamera ve Depo Güvenliği Kayıtları

Depo, mal kabul, paketleme ve sevk hazırlık alanlarında; operasyon güvenliği, ürün takibi, uyuşmazlık çözümü ve ispat amacıyla alınan görüntü kayıtları.

Kamera kayıtları yalnızca operasyon alanlarında alınır; dinlenme alanları, tuvalet ve benzeri özel alanlarda kayıt yapılmaz. Depo girişinde ve kayıt alanlarında bilgilendirme levhası bulundurulur.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Üyelik başvurusunun alınması, değerlendirilmesi ve kullanıcı hesabının oluşturulması
• Kimlik ve şirket bilgilerinin doğrulanması (KYC), sahtecilik ve kimlik yanıltmasının önlenmesi, hizmetin hukuka aykırı amaçlarla kullanılmasının engellenmesi
• Gerçek faydalanıcının tespiti ile suç gelirlerinin aklanmasının önlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Kullanıcı hesabının yönetilmesi ve teknik destek sağlanması
• Depolama, mal kabul, paketleme, sipariş hazırlama, fulfillment ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
• Gönderi oluşturulması, kargo firmalarına iletilmesi, takip edilmesi ve teslimatın tamamlanması
• Teslim edilememe, iade, hasar, kayıp ve tazmin süreçlerinin yürütülmesi
• Shopify ve diğer platform entegrasyonlarının çalıştırılması ve senkronizasyonun sağlanması
• Telefon numarası doğrulaması ve gönderi bilgilendirme SMS'lerinin gönderilmesi
• Bakiye, tahsilat, mutabakat, muhasebe ve faturalama işlemlerinin yürütülmesi
• Müşteri destek, şikâyet ve başvuru süreçlerinin yürütülmesi
• Bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi
• Depo ve operasyon alanlarının fiziksel güvenliğinin sağlanması, ürün hareketlerinin takibi, kayıp ve hasar iddialarının incelenmesi
• Vergi, ticaret ve diğer mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması
• Uyuşmazlık hâlinde ispat, delillendirme ve kayıt bütünlüğünün sağlanması

5. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebep

Kişisel verileriniz; web sitesi, üyelik ve başvuru formları, kullanıcı paneli, destek bilet sistemi, e-posta, WhatsApp, telefon, entegrasyon servisleri ile API ve webhook mekanizmaları, depo mal kabul ve operasyon süreçleri ile depo güvenlik kamera sistemleri aracılığıyla, elektronik veya fiziki ortamda toplanmaktadır.

Açık rıza, yalnızca yukarıda belirtilen ve zorunlu olmayan işleme faaliyetleri bakımından ve ayrıca alınmaktadır. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kargofly kişisel verileri ticari amaçla satmaz. Hizmetin sunulabilmesi için veriler sınırlı ve ölçülü şekilde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Kargo ve lojistik iş ortakları: Gönderi oluşturma, taşıma, teslim ve iade süreçlerinin yürütülmesi amacıyla anlaşmalı kargo firmalarına (alıcı adı, adresi ve telefon numarası dâhil)
• Entegrasyon ve platform sağlayıcıları: Shopify ve benzeri e-ticaret platformları
• Altyapı ve teknoloji sağlayıcıları: Sunucu ve barındırma, veri tabanı, anahtar yönetimi, e-posta gönderimi, güvenlik ve teknik servis sağlayıcıları
• İletişim hizmeti sağlayıcıları: SMS gönderim hizmeti sağlayıcıları, e-posta hizmeti sağlayıcıları, mesajlaşma uygulamaları
• Analitik ve hata takibi araçları: Site kullanımının ölçümlenmesi ve teknik hataların tespiti amacıyla kullanılan araçlar
• Muhasebe ve finans: Serbest muhasebeci mali müşavir ve ilgili muhasebe yazılımları
• Hukuk, denetim ve danışmanlık hizmeti sağlayıcıları
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Yasal zorunluluk veya usulüne uygun talep hâlinde

7. Yurt Dışına Aktarım

Kargofly'ın hizmet aldığı bazı teknoloji, altyapı, iletişim veya entegrasyon servislerinin yurt dışı bağlantılı olması hâlinde kişisel veriler KVKK m.9 çerçevesinde yurt dışına aktarılabilir.

Bu tür aktarımlar, Kanun'da öngörülen aktarım şartlarından birine dayanılarak gerçekleştirilir. Kargofly, aktarımın gerçekleştiği her durumda verinin güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri almakta; aktarılan veriyi hizmetin gerektirdiği kapsamla sınırlı tutmaktadır.

Zorunlu olmayan çerezler ile pazarlama ve analitik araçları kapsamında gerçekleşebilecek yurt dışı aktarımları için açık rızanız ayrıca alınır. Bu rızayı vermemeniz veya sonradan geri çekmeniz, temel hizmetlerden yararlanmanızı etkilemez.

8. Saklama Süreleri

Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü asgari saklama süreleri çerçevesinde muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi hâlinde kişisel veriler; ilgili mevzuat ile Şirketimizin saklama ve imha esasları çerçevesinde silinir, yok edilir veya geri döndürülemez biçimde anonim hâle getirilir.

Hesabınızı kapatmanız hâlinde erişim ve oturum bilgileriniz derhal kullanım dışı bırakılır; ancak yukarıdaki tabloda yer alan ve yasal saklama yükümlülüğüne veya bir hakkın korunmasına tabi kayıtlar belirtilen süreler boyunca saklanmaya devam eder.

9. Veri Güvenliği Tedbirleri

• Yetkilendirme ve rol bazlı erişim kontrolü; verilere yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan kişilerin erişebilmesi
• Hassas verilerin (T.C. kimlik numarası, kimlik doğrulama belgeleri, finansal bilgiler) şifreli olarak saklanması
• T.C. kimlik numarasının arayüzlerde maskeli gösterilmesi ve görüntüleme işlemlerinin loglanması
• Şifre ve gizli anahtarların ayrı bir anahtar yönetim servisinde tutulması
• Oturum ve hesap güvenliği tedbirleri
• Loglama, izleme ve kayıt bütünlüğü kontrolleri
• Güvenli veri iletimi (HTTPS/TLS)
• Depo ve operasyon alanlarında fiziksel güvenlik önlemleri ve kamera sistemi
• Kamera kayıtlarına erişimin yetkili kişilerle sınırlandırılması
• Yetkisiz erişim ve kötüye kullanım riskine karşı operasyonel kontroller
• Şirket adına veri işleyen personel ve tedarikçilerle gizlilik taahhüdü / veri işleme sözleşmesi imzalanması

10. Kamera Kayıtları ve Depo Güvenliği

Kargofly tarafından işletilen depoda, mal kabul ve operasyon alanlarında; depo güvenliğinin sağlanması, ürün hareketlerinin takibi, operasyonel uyuşmazlıkların çözümü ve kayıp/hasar iddialarının incelenmesi amacıyla kamera kaydı alınır.

Kayıt alanları: Kayıt yalnızca mal kabul, depolama, paketleme ve sevk hazırlık alanlarında yapılır. Dinlenme alanları, tuvalet ve benzeri özel alanlarda kamera bulunmaz. Kayıt yapılan alanların girişinde bilgilendirme levhası yer alır.

Erişim: Kamera kayıtlarına yalnızca yetkili kişiler, yalnızca yukarıdaki amaçlarla ve gerektiği ölçüde erişebilir. Erişim işlemleri kayıt altına alınır.

Kullanıcı talepleri: Kullanıcılarımız, kendi ürün veya siparişleriyle ilgili bir uyuşmazlık halinde ilgili kayıtların incelenmesini talep edebilir. Bu talep; üçüncü kişilerin mahremiyeti, diğer kullanıcıların ticari sırları, depo güvenliği ve teknik saklama koşulları çerçevesinde değerlendirilir. Bu hüküm, kamera kayıtlarının her koşulda veya doğrudan Kullanıcı'ya paylaşılacağı anlamına gelmez.

Üçüncü taraf depolar: Platform üzerinden hizmet veren üçüncü taraf depo işletmecilerinin kendi kamera sistemleri, ilgili depo işletmecisinin sorumluluğundadır. Kargofly bu kayıtlar bakımından veri sorumlusu değildir.

Sınırlar: Teknik saklama süresinin dolmuş olması, görüntü kalitesinin yetersiz olması veya olayın kayıt alanı dışında gerçekleşmiş olması hallerinde Kargofly bu nedenle ayrıca sorumlu tutulamaz.

11. Alıcı ve Son Müşteri Verilerine İlişkin Özel Not

Kullanıcılarımızın sisteme aktardığı alıcı, teslimat ve sipariş verileri; fulfillment, gönderi hazırlama, operasyon yönetimi, takip, teslimat ve destek süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir.

Bu veriler bakımından Kargofly, kullanıcısının talimatı doğrultusunda hareket etmekte olup; kullanıcı ile Kargofly arasındaki rol dağılımı taraflar arasındaki hizmet sözleşmesi ve veri işleme ekinde düzenlenir.

Kullanıcı, sisteme aktardığı alıcı ve son müşteri verileri bakımından ilgili kişilere karşı kendi aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve gerekli hukuki sebebe sahip olmakla yükümlüdür.

12. Çerezler

Web sitemizde zorunlu çerezlerin yanı sıra, onayınıza bağlı olarak analitik ve pazarlama çerezleri kullanılabilir. Zorunlu olmayan çerezler yalnızca açık rızanız ile çalıştırılır ve bu rızayı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

Detaylı bilgi için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.

13. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca ilgili kişi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Önemli: Silme talebiniz, Madde 8'de belirtilen ve yasal saklama yükümlülüğüne veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunmasına tabi kayıtlar bakımından karşılanamayabilir. Bu durumda hangi verilerin silindiği, hangilerinin hangi gerekçeyle saklanmaya devam ettiği tarafınıza yazılı olarak bildirilir.

14. Başvuru Yöntemi

KVKK m.13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca taleplerinizi aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: İstiklal Mah. Pınarbaşı Cad. Yıldırım Apt. No: 41/A Gürsu / BURSA adresine ıslak imzalı dilekçe ile (şahsen veya noter aracılığıyla)
• KEP ile: kargofly@hs03.kep.tr
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile: destek@kargofly.com
• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden: destek@kargofly.com

Başvurunuzda ad-soyad, imza (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adres, varsa e-posta ve telefon ile talep konusunun açıkça yer alması gerekir.

Başvurularınız en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Talebin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresi içinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Başvurunun güvenli biçimde sonuçlandırılabilmesi için kimliğinizin doğrulanması amacıyla ek bilgi talep edilebilir.

15. Yaş Sınırı

Platform, ticari faaliyet yürüten kişilere yönelik olarak sunulmaktadır. Hizmetlerden yararlanabilmek için 18 yaşını doldurmuş olmak gerekmektedir. 18 yaşından küçük kişilere ait olduğu tespit edilen hesaplar kapatılır ve ilgili veriler mevzuata uygun şekilde imha edilir. Ancak Madde 8'de yer alan ve yasal saklama yükümlülüğüne ya da bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunmasına tabi kayıtlar, orada belirtilen süreler boyunca saklanmaya devam eder.

16. Metnin Güncellenmesi

Bu Aydınlatma Metni, mevzuat değişiklikleri veya hizmetlerimizdeki gelişmeler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin her zaman kargofly.com/kvkk adresinde yayımlanır ve "Son güncelleme" tarihi değiştirilir. Esaslı değişiklikler kullanıcılara e-posta veya panel bildirimi ile ayrıca duyurulur.

17. İlgili Politikalar

• Gizlilik Politikası
• Çerez Politikası
• Veri Silme Talebi
• Kullanım Sözleşmesi